1.批件申请→→2.出境证明及护照申请→→3.签证申请→→4.出访归档

【出访团组需在出访前3个月上报，以确保成功出访】

　　一、批件申请

　　（一）出国请示：

　　    （1）出国申请中的出国计划及计划编号由外事专办员根据之前上报的出国计划提供；

　    　（2）申请人提出申请后，需经申请人→课题组长→外事专办员→科技处处长→分管所领导→所长审批签字；

　　    （3）全部审批结束后，PDF扫描件发外事专办员。

　　（二）邀请函：

　　    （1）科研人员出国参加国际会议需要有具体任务，如主持、报告（注明报告题目等信息）、墙报等，或者所里出具参加会议的必要性文件；

　　    （2）邀请函PDF版交外事专办员。

　　（三）经费预算表：

　    　（1）根据《中国农业科学院棉花研究所因公临时出国(境)经费实施细则》中相关规定填写各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表；

　    　（2）《经费预算表》中“经费来源”应注明是本单位支付或外单位支付，经费预算表中涉及到的住宿费、伙食费、交通费等费用应与邀请函中的费用支出项保持一致；

　　    （3）《经费预算表》打印2份，一份由外事专办员审核签字，另一份由财务处长签字并盖财务章，所长签字（或签字章）并盖所章；

　　    （4）全部审批结束后，PDF扫描件发外事专办员。

　　（四）日常安排：

　    　（1）出访时间全部以北京时间为准，从国内出发的当天记为出访第一天，回到国内的当天记为出访最后一天；

　　    （2）除在飞机行程中可跨天外，访问期间每天行程需单独列出；

　　    （3）出国人员应当优先选择由我国航空公司运营的国际航线，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》，由科技管理处和计划财务处批准。

　　（五）个人简历

　　（六）出国人员名单

　　（七）公示结果：

　    　（1）以上材料全部上交后，在所网站公示5个工作日后，公示结果盖所章；

　    　（2）公示结果PDF扫描件发外事专办员。

　　（八） 以上7份材料全部齐全后，打包发给外事专办员，专办员将上传中国农业科学院国际合作局OA系统申请批件；

　　（九）申请批件后，出访团组派代表到科技处领取《因公出国（境）人员行前教育记录表》，团长组织全部团员学习、签字后将纸质版交外事专办员；

　　二、出境证明及申请护照

　　（一）出国人员备案表：

　　    无论是否需要申请护照均需填写提交《出国人员备案表》纸质版，以供办理出境证明。本表一式四份，一份由科技处处长审核签字，另外三份盖所长签字章及所章后交外事专办员；

　　（二）没有护照或护照过期的团员需填写《因公护照申请表》：

　　    （1）护照照片要求三个月内近照、白色背景，将符合要求的电子版照片在网站上合成因公出国护照照片（网址：http://www.mrtdephoto.net/sysuser/index_toQianzhengmain.action;jsessionid=D39C8F44224E78BB569F8F70E6CE4AC9），将数字照片编号填入《因公护照申请表》；

　    　（2）外事专办员将“批件号”发给出国团组填写《因公护照申请表》（人员信息中仅填写没有护照的团员信息），空白信息栏不用删除，经办人及日期由外事专办员填写；

　　    （3）外事专办员将《出国人员备案表》及《因公护照申请表》交至院国合局签证办后，需办理护照的团员根据签证办通知的时间，带身份证、户口本原件到签证办现场采集指纹和签名（一次采集，终身有效）。

　　三、签证申请

　　以下为签证申请的一般通用材料，但因各个国家签证要求不同，具体以外事专办员发给各个团组的要求和材料为准。

　　（一）农科院投保信息表：

　    　信息填写完整后，纸质版交给外事专办员，经办人及联系电话由专办员填写。

　　（二）单位派遣函：

　　    出访团组每人打印一份，注意单词间有空格，盖所长签字章、所章后纸质版交外事专办员。

　　（三）公函稿纸（前往多个申根国）

　　    （1）出访一个国家：填写《公函稿纸（一国）》，内容只需填写团长的个人信息，日期写填表当天并与其他签证材料日期保持一致，彩印2份，纸质版交外事专办员。

　　    （2）出访多个国家：填写《公函稿纸（多国）》，内容只需填写团长的个人信息，日期写填表当天并与其他签证材料日期保持一致，彩印2份，纸质版交外事专办员。

　　（四）英文照会：

　　    信息填写完整后，注意单词间空格并去除下划线，日期写填表当天并与其他签证材料日期保持一致，地点均为“Beijing”不可修改，纸质版一份，交外事专办员。

　　（五）因公签证信息表

　　    表中空白信息行不要删除，最后的签字、电话、日期由外事专办员统一填写，纸质版一份交外事专办员。

　　（六）根据出访国签证要求，所有材料准备齐全后交至院国合局，国合局签证办通过外交部向使馆申请签证；

　　（七）成功办理签证后，团组于出国前一周内到签证办领取护照（重要材料，不可邮寄，可找非外籍人员代领）

　　四、出访归档

　　（一）出国团组回所后两周内，按照模板提交《出访报告》，将电子版以“张三（团长）等2人赴美国执行国际会议出访报告”命名交给外事专办员上传OA系统进行归档；

　　（二） 出国团组回所后两周内，到科技处领取并填写《出国（境）人员归国回访记录表》，纸质版交外事专办员进行归档；

　　（三）出国团组回国一周内，将护照归还至签证办（重要材料，不可邮寄，可找非外籍人员代交）。

　　注意：逾期不上交出访材料者，将限制下一年出访计划的申报数量。